情報システム部門に新しく入った人材の育て方①・・・議事録をとらせること
以前より、情報システム部門に新しく入った人材の育て方はITに関する量をとにかくこなさせること・・・
そんな話しを繰り返している。
例えば日々の障害対応をやらせること。
また、パソコンの大量の入替時期には、その作業を延々とさせ続けること。
こんな２つはすぐに思いついたのだが、他には何かあるのか・・・
少し考えてみた。
会議、打ち合わせの際の議事録を取らせる
自分もそうなのだが、会議や打ち合わせを成長の機会と捉えると、色々な方法がある。
①ファシリテーターになる
②積極的な発言や意見を述べ、会議・打ち合わせに本当の意味で参加する
③議事録をとる・・・
この中で、新人でもすぐにできそうなのが、③の議事録をとる・・・だ。
※新人をファシリテーターにしたり発言させたり・・・これはこれで面白いが現実的には難しい。
議事録をとる・・・この方法は私自身が参加した会議を利用して知識を定着させるために現在もよく使っているが、新人を成長させるために使っている。
新人はどのみち、会議に参加しても全てを理解することはできない。
理解できない会議ほど、自分を成長させる何か・・・を見つけることは難しい。
ただ、それでも議事録さえとれば、色々な効果が期待できる。
議事録をとることで参加していることになる
言葉が分からない、内容が分からない、誰がどんな役割か分からない・・・
新人が会議にでるということは、きっと最初のうちは分からないことだらけなのだろう。
ややもすると、ただただ、眠くなったり意味のないものになったり・・・
ただ、そんな新人にも議事録という仕事を与え、アウトプットさせ、参加者全員に見てもらい、フィードバックをもらう・・・そんな過程を踏ませるだけで、新人でも会議に参加しているということが、参加者全員の共通認識となるだろう。
何せ、議事録なんて面倒で誰も取りたくない。
それに、ファシリテーターや発言者は、会議で自分が話す・・・という役割になるべく10割の力を突っ込みたい。議事録を取りながら・・・となったら、発言のみに注力できない。
だから、議事録は誰かがとってくれていることに、越したことはない。
それをやってくれる人物がいれば、みんな有難いのだ。
加えて、新人が作った議事録は完璧ではないから、みんな目を通し、フィードバックをする。
それが、参加者の復習になるし、新人にとって、新たな知識を得る機会となる。
新人に議事録をとらせるというのは、割と一石二鳥なのだ。
聞こうとする姿勢が生まれる
言葉が分からない、内容が分からない、誰がどんな役割か分からない・・・
議事録をとることになると、こんな状況に陥っても、とにかく聞いて書いてを繰り返さなければならない。
自分がどんな言葉を理解し、どんな言葉は理解していないのか、内容が分からなければ誰であれば教えてくれるのか、誰がどんな仕事をやっているのか・・・こういう普段は確認することのできない情報を、議事録を通して吸収したりまとめたりできる場にできるのだ。
議事録をとってなければ、聞こうとする姿勢も生まれない。
発言もせずに、ただ会議に参加して、聞いているだけ、頭に入らない・・・
こんな状況を作ってしまってはいけない。
こんな状況にしないためには、議事録を取らせることが1番なのだ。
インプット・アウトプットを行うことで成長する
議事録を取るということは、インプット・アウトプットを行うということ。
この行為は繰り返せば繰り返すほど、知識は増え、頭の回転も速くなる。
ただ、より効果を出すために必ず意識させていることがある。
この会議の議事録、30分以内に提出して・・・このように議事録の完成期限を伝える。
会議終わって10分以内、30分以内・・・この時間までに完成させないといけないという締め切りを意識させること。
議事録に完璧はない。
時間を掛けようと思えばいくらでも掛けられる。
そして、新人の作った議事録なんて、10分で作った議事録も1時間掛けて作った議事録も、完成度にそれほどの差は生まれない。
新人にできる限り早く議事録というアウトプットをさせること・・・それが会議・打ち合わせを効果的に利用する手段なのだ。