上司の後釜としての事業所への情報発信で思うこと

4月になって社内も色々動いた。

結果、私の上司は今の職務から離れることに・・・

そして、それまでその上司が行っていた、事業所への集計資料を私が発信することに・・・

つまり、私は事業所の所長の方々に、この数字を上げてくれ!・・・と指示しなくてはいけない立場になりましたと・・・

こちらは、以前にも投稿した内容・・・いよいよ現実的に始まったわけで

以前の上司と同じ発信をしたらどうなるか・・・

前にも言ったが改めて・・・

私の上司はとてつもなく大きな権限を持っていた。

だから、その人がこの数字を上げろと言ったら、みんなそれに従った。

・・・というより、従わざるを得なかった。

従わないと、どんな災いが自分自身に起こるか分からない。

だから、事業所の所長の皆さんは、この上司がメールで発信した文章と添付の実績資料に目を通した。

文章も、ここができていない、ここが素晴らしい、なんでこんなことをやっているのか・・・と割とボリュームのある内容を、理論的に説明した。

これを読んだら、やらざるを得ない状況だ。

もし、これと同じことを私がやったらどうなるか・・・

きっと、事業所の所長どころか、社員全員から総スカンを食って、今の地位から退場することになるだろう。

結局、情報システム部門の私は、他の社員の方々からの協力がなければ、うまく仕事を進められない。

私の上司のように、みんなにどう思われていようが、好かれていようが嫌われていようが、強力な権限を持っている人ならば、最終的には協力してもらえる。

でも私は違う。

私の言葉を受け取ってもらうには、まずは道慣らしが必要なのだ。

集計資料を見てもらうためには

当たり前の話しだが、発信した集計資料を見てもらうためには、届いたメールを開いて、資料を開く・・・という作業をしてもらわなきゃならない。

その過程が、とてつもなく遠いと感じた。

何せ、情報発信しているのは私だけではないからだ。

他部署の部長・課長がこれでもか!・・・と事業所の所長に資料を発信し続けている。

膨大な文章と併せて・・・

つまりその人達は私のライバルとなる。

資料を見ていただくということは、所長の時間を奪うこと・・・

ライバルが寄ってたかって、所長の時間を奪おうとしているわけだ。

だから、今までの多くの部長・課長と、同じような内容の文章を送っていたら、そのままスルーされて、資料までにも行き着かないのだ。

では、どうやったら、集計資料を見ていただくことができるのか・・・

それは、

この集計資料が大切だと、思ってもらえること

これに尽きる。

じゃ~この集計資料を大切だと思てもらうにはどうすればよいのか・・・

それはこの集計資料はこういう理由で大切なのです!・・・と所長に説明できる文章を加えることだ。

そして、所長に腹落ちしてもらい、実際にその集計資料を見ていただき、自分の事業所の運営に役立てていただく。

これが最終目標・・・

ただ、ここでひとつ問題が・・・

長い説明文を読んでいる暇はない

これも当たり前の話しだが、事業所の所長はとにかく忙しい。

そんな人に、この資料はなぜ必要なのかを、長文で送っても、読んでもらえるわけがない。

せいぜい、パッと読んでもらえるのは、多くても400字程度。

他の部長・課長はもっと多い。

そして、毎日毎日送るもんだから内容も被ってくる。

同じ内容になってしまったら、所長は読まないし、読んでも苦痛だろう。

結果、添付資料を開くことはなくなる。

結果

だから、私は200字~400字程度の説明文を小分けにして発信することにした。

そうすれば、前もって準備もしておけるし、長々とした文章で所長の時間を奪うこともない。

連載物として読んでもらえれば、面白い内容であれば、興味も湧くだろう。

最初から上手くはいかないだろうが、基本的にはどんな資料であっても、少しずつ説明していく。

結果として、受け取ってもらえる可能性が高くなると思うのだ。

そして、これは社内でも類を見ない新しい試みなので、きっとあらゆるところから反発が出て来るだろう。

その時のために自分の心が折れないように、周到な準備、理論武装をしておきたいのだが・・・

次回はこのことも含め、今後の展望を話してみたい。