上司の後釜としての事業所への情報発信で思うこと
4月になって社内も色々動いた。
結果、私の上司は今の職務から離れることに・・・
そして、それまでその上司が行っていた、事業所への集計資料を私が発信することに・・・
つまり、私は事業所の所長の方々に、この数字を上げてくれ！・・・と指示しなくてはいけない立場になりましたと・・・
こちらは、以前にも投稿した内容・・・いよいよ現実的に始まったわけで
以前の上司と同じ発信をしたらどうなるか・・・
前にも言ったが改めて・・・
私の上司はとてつもなく大きな権限を持っていた。
だから、その人がこの数字を上げろと言ったら、みんなそれに従った。
・・・というより、従わざるを得なかった。
従わないと、どんな災いが自分自身に起こるか分からない。
だから、事業所の所長の皆さんは、この上司がメールで発信した文章と添付の実績資料に目を通した。
文章も、ここができていない、ここが素晴らしい、なんでこんなことをやっているのか・・・と割とボリュームのある内容を、理論的に説明した。
これを読んだら、やらざるを得ない状況だ。
もし、これと同じことを私がやったらどうなるか・・・
きっと、事業所の所長どころか、社員全員から総スカンを食って、今の地位から退場することになるだろう。
結局、情報システム部門の私は、他の社員の方々からの協力がなければ、うまく仕事を進められない。
私の上司のように、みんなにどう思われていようが、好かれていようが嫌われていようが、強力な権限を持っている人ならば、最終的には協力してもらえる。
でも私は違う。
私の言葉を受け取ってもらうには、まずは道慣らしが必要なのだ。
集計資料を見てもらうためには
当たり前の話しだが、発信した集計資料を見てもらうためには、届いたメールを開いて、資料を開く・・・という作業をしてもらわなきゃならない。
その過程が、とてつもなく遠いと感じた。
何せ、情報発信しているのは私だけではないからだ。
他部署の部長・課長がこれでもか！・・・と事業所の所長に資料を発信し続けている。
膨大な文章と併せて・・・
つまりその人達は私のライバルとなる。
資料を見ていただくということは、所長の時間を奪うこと・・・
ライバルが寄ってたかって、所長の時間を奪おうとしているわけだ。
だから、今までの多くの部長・課長と、同じような内容の文章を送っていたら、そのままスルーされて、資料までにも行き着かないのだ。
では、どうやったら、集計資料を見ていただくことができるのか・・・
それは、
この集計資料が大切だと、思ってもらえること
これに尽きる。
じゃ～この集計資料を大切だと思てもらうにはどうすればよいのか・・・
それはこの集計資料はこういう理由で大切なのです！・・・と所長に説明できる文章を加えることだ。
そして、所長に腹落ちしてもらい、実際にその集計資料を見ていただき、自分の事業所の運営に役立てていただく。
これが最終目標・・・
ただ、ここでひとつ問題が・・・
長い説明文を読んでいる暇はない
これも当たり前の話しだが、事業所の所長はとにかく忙しい。
そんな人に、この資料はなぜ必要なのかを、長文で送っても、読んでもらえるわけがない。
せいぜい、パッと読んでもらえるのは、多くても400字程度。
他の部長・課長はもっと多い。
そして、毎日毎日送るもんだから内容も被ってくる。
同じ内容になってしまったら、所長は読まないし、読んでも苦痛だろう。
結果、添付資料を開くことはなくなる。
結果
だから、私は200字～400字程度の説明文を小分けにして発信することにした。
そうすれば、前もって準備もしておけるし、長々とした文章で所長の時間を奪うこともない。
連載物として読んでもらえれば、面白い内容であれば、興味も湧くだろう。
最初から上手くはいかないだろうが、基本的にはどんな資料であっても、少しずつ説明していく。
結果として、受け取ってもらえる可能性が高くなると思うのだ。
そして、これは社内でも類を見ない新しい試みなので、きっとあらゆるところから反発が出て来るだろう。
その時のために自分の心が折れないように、周到な準備、理論武装をしておきたいのだが・・・
次回はこのことも含め、今後の展望を話してみたい。