不定期に届くシステム資料の取り扱いについて
取引先から不定期に届く資料がある。
資料の種類は多岐に渡るが、システム関連は社内SEである私が確認する必要がある。
先日、経営者層から、しっかり読んで必要に応じて社内展開するのがあなたの役目だ・・・と指摘を受けた。
無能の極致の言い訳だが、経営者層からの課題・要望が多過ぎて、それらを叶えるために日々奔走しまくっていたため、そんな余裕がなかった。
もちろん、そんな本音は言えるはずもないが・・・
やらなければいけないのは分かっているが、なぜ、その役目を果たせていないのか・・・
スルーしていた理由
ひと言で言うと・・・難しいのだ。
資料は様々なレイアウトで送られてくる。
Word、Excel、PDF、PowerPoint・・・
びっしり様々な表現で、これをやってくれ、あれをやってくれ、それもやってくれ、期限はいつまで、やらないとこんな災いが起きるよ・・・
情報量が私のキャパシティーを超えている。
一瞬で理解しようとする気が失せる。
またもう１つ問題が・・・というか、どちらかというとこちらのほうが大きな問題なのだが。
このやってくれ・・・という内容が、現在の他の一般社員のITリテラシーから考えると、難しいのだ。
この資料をそのまま転送して、後やっといて～・・・では全く相手にされない。
ま～これだけシステム化が進んだ我が社において、一般の人間のITスキルは簡単に上がるはずもなく、意味も訳も分からず、上に言われたから仕方なくやっている・・・というものが結構ある。
きっと、この資料を送って、こんな作業やってください・・・と社内に展開しても、無視されるか、質問の嵐か。
どっちも嫌だな～と思いながら、ついついスルーしてしまっていたのだ。
経営者層の言っていることは至極当然、正論過ぎる。
ただ、これを理解して、社内に展開するまでの道のりを考えると、どうしても二の足を踏んでしまうんだな～
どうすればいいだろう？
恐らく・・・今のままだと、自分はこのシステム資料をスルーし続けるだろう。
そして経営者層の評価は下がり続け、ある日、あんたいらない・・・となるだろう。
それではまずいので、どうすればいいかを考えた。
そもそも、どんな手順が正当なのか・・・恐らく、
①システム資料は後からでもいつでも確認しやすいようにルールを作って保管
②システム資料を読み込み、理解する時間を作る
③社内展開の前に、一般社員の方が分かり易い・飲み込みやすい状態に加工
④なるべく自分に質問がこないような各種調整を行う
⑤社内展開
⑥最低限のフォロー
こんなところか・・・
そもそも①で躓いている。
ここのルールつけをまずは行わなければ・・・しかも定期的に行う仕組みを考えなければ。
またこれらの作業を1日のうちで、どこに時間を作るか？
○就業時間前か・・・もったいない。他のことをやりたい。
○お昼前、午後一、終業間近か・・・時間が取れるかどうか、周囲に左右されそう。
上記2択になりそうだが、どちらかというと就業時間前かな・・・
できれば声を掛けられたくないし・・・
①だけ、午後一やって、後は就業時間前にやり切っちゃうか・・・
結論が上手く見いだせないが、まずはやってみよう。
どうせ何もやらなかったら、自分の評価はダダ下がり。
手を付けて、やってますよ・・・アピールはしないと。
本当は色々ちゃんとやりたい・・・結局時間を作りだすこと
今回、経営者層から指摘を受けたこの仕事、本当はちゃんとやりたい。
・・・というか、もっとちゃんとやりたいと思っている仕事はたくさんある。
でも、時間がうまく作れない。
時間作りは本当に重要。
今年の目標は残業時間、1日平均1時間。
仕事のやり方を自分で見直し、時間を作り出せるようにすることが、全てなのだ。