ショートカットを理解してもらう難しさ
テレワークの準備に日々追われているのだが・・・
社員の方からこんな質問を受けた。
「な・何かさ・・・いつも見ているファイルが古いままなんだけど。何かやっちゃったかな？」
就業時間外（定時以降）に掛かってきた内線に出てみると、いきなり泣きつかれた。
正直・・・
”この時間にそんな質問されてもな～”
と、疲れてしまったのだが・・・
ま～日々大量のエクセル資料、数字をまとめている人にとって、そりゃ～大事件だろう。
とりあえずその人のもとへ駆けつける。
原因はファイルサーバー
その人のもとへ駆けつけ、説明を受けると3秒で意味が分かった。
ここ2週間、我が社はファイルサーバーを準備し、そこにデータをコピーし、以後、自分のパソコンのデータは利用せず、ファイルサーバー経由でデータを取り扱うようにと方針転換をした。
理由は、個人のパソコンにデータが置かれていることによる、仕事の属人化の解消、データ消滅のリスク回避、どのパソコンからもアクセスできるようにして効率化をはかること・・・etc
ま～理由は色々あるが、最終的に、会社のデータを守り易く、誰でも確認できるようにするためには、助かる運用改善だった。
そしてその方が起こしてしまった今回の事象とは・・・
①自分のパソコンのデスクトップに置いてある、フォルダのショートカットをコピー
②ファイルサーバー上にあるそのショートカットを開いて、エクセル編集
③ファイルサーバーに置いてあるはずのフォルダを見てみると、更新がされていない
・・・なんで？
という内容。
ショートカットで開いた先はファイルサーバーではなく、自分のパソコンの中にあるエクセルファイルをせっせと編集していたというものだった。
この現象を見て私は思った。
分かる！これやっちゃうな～！
パソコンの得意な方だったら、なんでこんなことやっちゃうのと思うかもしれない。
ところが私は、かつてパソコンにおいてはスーパー劣等生・・・
フォルダの階層構造を理解するのに、1年以上掛かった経歴を持つ。
この人が、どんな思いで、エクセルを作り、作ったエクセルが古いまま・・・パニック状態。
こんなこと私はとっくに経験済み。
「こんな風にしてしまうのはしょうがないですよ・・・分かりづらいですもんね。」
その人に心から寄り添って、丁寧にフォルダ階層の説明をした。
ショートカットは、ここを見ているんです。
でも今回のファイルサーバーはこんな道をたどってるんです。
だから、見方を間違えると、全然違うところを見に行っちゃうんです・・・
何度もパソコンを操作しながら説明すると、何となく理解してくれた。
ゆっくり話して、何度も同じ操作を繰り返す・・・
一応、常に私が心掛けている教え方。
寄り添って教えるには心の余裕が常に必要
今回は疲れていたけど、そこまで追い詰められた状況にはいなかったため、丁寧に教えることができた。
でも、今現在、テレワークの準備で日々追い詰められている状況。
質問されたとき、心にほんの少しの余裕があったのは、幸運だった。
・・・自分にとって。
心に余裕がないときに質問されたら、私は丁寧に教えることができず、この人の信頼を失っていただろう。
今は、自分にとって、信頼を爆下げする、危うい時期・・・
日常的に余裕のない日々が続く中、常に心に余裕を持つことを考えながら、毎日を過ごさなくてはいけない。
今回対応した人からは、心からのお礼を言ってもらえた。
対応次第で、その人の信頼度はプラスにもマイナスにも振れる。
そのことを、常に心にしまっておく必要がある。