分刻み作業メモ②
この分刻み作業メモ、どこで仕入れてきた情報かというと・・・
本とYoutube
自分が何をやっているか、他のメンバーが日々何をやっているか、こちらを推し量るのに有効なこのツール、自分の考えで始めたものではない。
元々は、本に書いてあったこと。
自分が日々何をやっているのか、詳細を確認する1番の方法は、分刻みでメモを取るということ。
トイレに行ったことまで書くことで、自分が日々どんな行動を取っているのか、更に誰とどれくらい電話しているのか、確認することができる。
とても優れものだと思った。
ま～、ずーっとやることはできないが、1週間とか1か月とか、期間を区切ってやれば、自分の日々の行動を確認することができるというものだった。
また、似た事例を紹介しているYoutube動画も参考にさせてもらった。
こちらはコンサル会社の方の紹介。
コンサル会社の顧客の担当者に1日中張り付いて、その担当者の方が、分単位で何をやっているのか、メモをし続けるのだ。
業務終了後に、そのメモを一覧にまとめ、システム導入・改善提案や、業務効率につながる提案をまとめるのだという。
ここで重要なのは、何をやっているかの、かなり深い部分まで書き出すということ。
オペレーション内容まで書き出すことによって、この人は日中何をやっているのかということを、全て詳細に書き出す。
そうすることによって、何に時間を取られ、どんな生産性をもってやっているのかを、かなり深いところまで確認できるそうだ。
確かにそうだと思ったので、この2つの知識を頼りに、分刻みメモを思いついたわけだ。
振り返り
分刻みメモはただメモしただけでは意味がない。
私達は1日の業務の終わりに終礼を行っている。
その終礼時に、自分達がメモった内容をざっと見直している。
そうすることによって、自分、そして相手が何を1日やっていたのか、分かるようになる。
また、メモが抜けていれば、次は必ずメモをしようという、意識を働かせることにもつながる。
このメモは将来的には自分の部署、ひいては自分達自身を助けるデータになる。
自分達に業務を改善したり、効率化したり、もっと仕事を引き受けたり、逆に仕事を溢れさせないように・・・そんな仕事の棚卸し、整理、改善につなげられる可能性のあるデータだ。
また、自分たちの作業を可視化することによって、他の部署や上司、経営陣にも見せることができる。
そうすることによって、自分達はこんなに忙しい、他の仕事を入れるなら何かをマイナスして欲しい・・・そんな交渉もできるようになる。
自分オリジナルの手法とは言えないが、本やYoutubeで学んだことを仕事に生かす・・・これまで実践が伴っていなかった読書も、ここにきてようやく生かすことができるようになってきた。