分刻み作業メモ
自分の部署の作業を詳細に確認するため、私も含め部下と一緒に、分刻みの作業メモを実施している。
期間は1週間。
かなり辛い作業だが、それなりに効果があると感じている。
自分がやったことは必ず忘れる
日報というものがある。
1日の終わりに何をやったか、記録して提出するものだ。
これは正直、大雑把だったり曖昧だったりすることが多い。
何せ、後からまとめて思い出して作成するのだ。
細かい部分や重大な部分、記憶なし・・・といったものが往々にしてある。
そうなってしまったとき、例えば上の人間に、
「今日は何やっていたの？」
とか、
「今、何やってるの？」
・・・そんなことを聞かれたとき、正確に応えられないケースがある。
そうすると、今の経営陣の場合、強い不信感を持たれる可能性がある。
こいつはいつも何をやっているんだ？
こいつはこの会社に必要なのか？
こいつは別のもっと単価の安い仕事に配置転換させたほうがいいんじゃないか？
・・・こんな話しになりかねない。
冗談と思われるかもしれないが、それなら助かるのだが、あながち冗談にも聞こえないから困る。
だから、自分は今現在、どんなことをやっているのか、どんな仕事をして会社に貢献しているのか、求められた時、その瞬間に答えられる必要がある。
でも、その質問に答えるには、とっさの言葉で出てくる場合と出てこない場合がある。
だからこそ、やった瞬間に何をやったか、記録を取るのだ。
そうすれば、絶対に忘れない。
何かの用事が2つ3つ重なれば、1つ目を忘れることが往々にしてある。
ましてや、夕方に今日のまとめを作成したとしても、それは曖昧な資料でしかない。
忘れないうちにメモをすることは、最強の日報になるのだ。
苦しいけどその価値はある
この作業ははっきり言って苦しい。
何せ、自分がやったことをメモするということは、作業が増えることを意味する。
1日の時間に直せば20分～30分にはなってしまうだろう。
ただこのメリットがある。
○自分がやったことを忘れない。
○自分がやっている仕事を見直すことができる。
○物によっては効率化を図るためのデータになる。
○自分の仕事を可視化することができる。
○誰かにあなた何やってるの？と言われたとき、見せることができる。
・・・等々
効果としてはかなりある。
どうせ、20分～30分の無駄な時間なんて存在するのだ。
それであれば、その20分～30分の無駄な時間を見つけてなくす動きもできるだろう。
その上、自分の仕事の見える化も図れる。
やっているときは辛いかもしれないが、その価値はあるのだ。
できる部下とできない部下
これを始めると、このメモができる部下とできない部下に分かれてくる。
ただ、できなくても怒らない。
その代わり、必ずやって欲しいとお願いをする。
そうすることが、今のこの部署がやっている仕事の役割を作成するための第一歩になるのだ。