不要な仕事をなくすために
我が社の仕事は足し算・・・
これまでの仕事は無視され、追加されてばかりいる。
そして引き算がない。
それもこれも、経営陣のやり方だ。
1番の問題は、経営陣がこれまであった仕事を理解していない、理解するつもりもない、必要な仕事だと認識していない、自分が生み出した仕事が1番重要・・・と考えていることだ。
今の仕事内容を可視化することから始めるしかない
仕事が増え続けている要因としては、経営陣がこの会社の仕事の明細が見えていないからだ。
この部署はどれくらいの仕事をしているのか、全く分からない。
でも世の中変化し続けている。
だから、この変化に対応するためには、この仕事も必要、これも必要、あれも必要・・・ま～こんな感じで雪だるま式にやることが増え続けているのだ。
これをストップさせる、もしくは仕事をなくすためにはまずは見える化だ。
自分達の部署はこんな仕事をしていると、1人1人がすぐにポンとだせるようにしておかなければならない。
この作業を怠ってきたから、勘違いした経営陣が調子に乗って次から次へと仕事を振ってくるのだ。
どの部署でも起こっているこの問題・・・まずは情報システム部門だけでも、自分たちの仕事の状況を明細レベルで明るみに出し、それを経営陣に突き付ける。
減らす交渉
仕事の明細を可視化する目的は、やらなくていい仕事、他部署で行うべき仕事の仕訳を行うためだ。
これは、情報システム部門の管理職として、私がやらなければいけない作業だ。
その交渉を、この可視化した仕事の明細を見せながら行うのだ。
そして、この仕事は他部署へ、この仕事はそもそもなくす、この仕事はお金を出して外注、この仕事はスキルアップすることで対応、この仕事は自動化、この仕事までやるのであれば人がもっと必要・・・全てはすぐに実現することはできないだろうが、ここまで来れば大分自分の部署の仕事はスッキリしてくるだろう。
ま～、仕事をなくすことは経営陣は極端に嫌がるだろうが、それでも、ではこういう案はどうでしょう？・・・と代替案を出すことができる。
また、もう1点、ここで付け加えておきたいのが、自分達の部署として、将来行わなければならない作業も列挙しておくことだ。
1年以内、もしくは中長期的に・・・
この将来的に行う仕事を列挙しておくことで、仕事をセーブさせないと・・・と思ってもらえるか、もしくは人や外注といった、費用が掛かる際の交渉にも使える。
だから、将来的に発生する仕事も必ず列挙しておくこと・・・
これが重要なところだ。
最初から全てが上手く行くとは限らない。
ただ全ては可視化することからだ。
そこから全てが始まるのだ。
仕事の引き算は、経営陣しか行うことができないのだから・・・