社内SEはいかにシングルタスクの状況を作り出すか・・・
マルチタスクとシングルタスク・・・ビジネス本によく出て来る言葉。
色々な考え方やタイプはあると思うが、私にとってマルチタスクの状況で良い仕事ができた試しがない。
どんなに業務や問い合わせが集中しても、1個1個、きっちり対応していった方が、結果仕事は早く終わるし、完成度の高い成果をだしやすい。
そんなことは分かっているんだけど・・・
業務、問い合わせが集中しやすい社内SE
社内SEをやっていると、どうしても業務や問い合わせが集中する場合がある。
そして、1個の仕事をやっているときに、次の1個が入ってくる、その状態になると、2個のものが頭の中をぐるぐる駆け巡る。
つまり自分の力、50%以下の状態で1個の仕事をやるようなもの・・・
そして私は、現在の会社にある仕事において、自分の力50%以下の力で解決できる問題は全体の3割程度しかない。
そう・・・私は常に50%以上の力を出さなければ、今与えられている仕事の3割しかこなせないのだ。
後の7割は60%とか100%とか、中には120%の力を出してもこなせない仕事がある。
そんなわけで、自分が天才だったら並列処理できるだろうが、凡人の極みとも言える私は、1個1個仕事を確実に終わらせていく必要があるのである。
問題は、どうやってシングルタスクの状況に持ち込むか・・・
どうしても仕事が集中しやすい今のポジション・・・
気付くと並列処理を行い、作業効率を著しく落とす状況に陥っている。
そんなとき、私は意図的に次のようにすることにしている。
①電話に出ない
②自分の席ではない場所へ移動して仕事をする
③特に大事な仕事をしていたら、途中で入ってきた仕事を他の人にお願いする
こんな対応をすることによって、常にシングルタスクの状況、つまり仕事と自分、1対1の状況を作ることに専念するようにしている。
①電話にでない
電話に出るって、作業効率を落とす1番の原因だ。特に間違えてはいけない作業、集中力のいる作業などやっているときに電話に出ると、最悪やり直しになるケースがある。電話を掛けて来た人には申し訳ないが、そんな作業をしている時は電話に出ず、後からかけ直すようにしている。間違いなく言えるのは、今自分がやっている作業は、電話を掛けてきた人にはできない作業なのだから・・・
②自分の席ではない場所へ移動して仕事をする
自分の席に座っていると、様々な訪問者がやってくる。これ教えてとか、これやってとか。また内線電話もあるから、それも集中力を遮断する要因の一つだ。だいたい、これらの9割は緊急ではない。だから自分の1人になれる場所へ敢えて移動し、そこで作業する。そうすると、自分の席にいて声を掛けられながら行った時よりも2倍のスピードで作業を完了させることができる。
③特に大事な仕事をしていたら、途中で入ってきた仕事を他の人にお願いする
時と場合によるが、最終手段は途中で入ってきてしまった仕事を誰かにお願いしてしまうこと・・・もちろん誰かにお願いするにはそれだけの関係性を日常から構築しておく必要があるが、頼んだ相手がピンチの時は助けてあげるようにしておけば、ある程度のギブアンドテイクの関係が築ける。とにかく、自分ひとりで全ての仕事をこなすことを最初からあきらめておくことが肝心だ。
他にもあるが、こんな感じでいかにマルチタスクの状況に自分を追い込まず、シングルタスクの状況に持ち込むか、仕事の効率を上げるにはこのことに掛かっている。
・・・な～んて理想通りに毎日上手くいかないもの、気付けばいつの間にかマルチタスクになっている。
常にシングルタスクを意識して、今自分はどんな状況か・・・常に我に返る癖をつけておく必要があるのだ。