時間を確保する具体的な方法
前回の続き、パッと思いついた6つの項目。
こちらについて、深堀をしていきたい
①事務作業を早くする
②全ての仕事を引き受けない
③仕事を誰かに振る
④テクノロジーに頼る
⑤自分で確保したい時間、他人から仕事を引き受けても良い時間を意識してそれを守る
⑥自分自身を成長させ、他人から来る仕事を、2割の力でこなせるようになる
①事務業を早くする
こちらは、以前、資格取得の際にも話しをしたが、事務作業は、仕事の中の、ただの一部。
特に資料作成・・・人によってはこんなの仕事じゃないと言われる。
それは、何かを作り出したり、生み出したりしないものだから。
ここでできたものを持ち寄って、
もっと売上を上げるには？
もっと経費を抑えるには？
この考えをしなければいけない。
事務作業で資料ができました、はい、おしまい・・・とはならない。
なぜ作らなければいけないのか、どう表現する資料がよいのか、その辺りを明確にした上で、短時間で可視化することが１番の目的。
できるだけ効果的なものを、できるだけ短時間で、できるだけ人間の手を介さずにできることが１番なのだ。
それには、資格を取得することを通して勉強を重ね、効率化を図るヒントをもらったり、本を読んで、こんなシステム化、自動化を図れるなどの知識・スキルを身に付けることも重要だろう。
結果として、特に資料作成などの事務作業は、極力人間の手を煩わせないで出来上がるのが１番よいのだ。
そして、その仕組を作ることのできる人間が、評価されるのだ。
②全ての仕事を引き受けない、③仕事を誰かに振る
②と③は重複している。
何でも”はい”と受ける時間はもはやない。
できるだけ、他の人に仕事を任せる必要性も出てくる。
またなぜ自分がこんなことをやらなければいけないの？と思う時があるが、その時、１度立ち止まることが重要だ。
仕事によっては、部署違いだろうという依頼も多々ある。
それには、どう対応すればよいのだろう？
大切なことがいくつかある。なぜ自分に声が掛かるのだろうと思ったときは、
〇声をかけた人間が、私以外の人間でもできることを知らないケースがあるから、教えてあげる。
〇その仕事は自分のどんなスキルを使って行うのか、考え、自分以外の人間でもできるように教育する
〇自分以外の人間ができるようになったと、周知する
〇周知した後に言われたら、この人でもこの作業はできますよ・・・と教える
〇仕事を依頼してきた人間を本来は自分でやることであると、腹落ちさせ、その人間でもできるように教育をする。
重複もあるがまずは、こんなことを意識することだろう。
そして、自分以外の人間でも解決できるように、日頃から意識しておくことが重要だ。
続きの項目は次回深堀する。