時間を確保する具体的な方法

前回の続き、パッと思いついた6つの項目。

こちらについて、深堀をしていきたい

①事務作業を早くする

②全ての仕事を引き受けない

③仕事を誰かに振る

④テクノロジーに頼る

⑤自分で確保したい時間、他人から仕事を引き受けても良い時間を意識してそれを守る

⑥自分自身を成長させ、他人から来る仕事を、2割の力でこなせるようになる

①事務業を早くする

こちらは、以前、資格取得の際にも話しをしたが、事務作業は、仕事の中の、ただの一部。

特に資料作成・・・人によってはこんなの仕事じゃないと言われる。

それは、何かを作り出したり、生み出したりしないものだから。

ここでできたものを持ち寄って、

もっと売上を上げるには?

もっと経費を抑えるには?

この考えをしなければいけない。

事務作業で資料ができました、はい、おしまい・・・とはならない。

なぜ作らなければいけないのか、どう表現する資料がよいのか、その辺りを明確にした上で、短時間で可視化することが1番の目的。

できるだけ効果的なものを、できるだけ短時間で、できるだけ人間の手を介さずにできることが1番なのだ。

それには、資格を取得することを通して勉強を重ね、効率化を図るヒントをもらったり、本を読んで、こんなシステム化、自動化を図れるなどの知識・スキルを身に付けることも重要だろう。

結果として、特に資料作成などの事務作業は、極力人間の手を煩わせないで出来上がるのが1番よいのだ。

そして、その仕組を作ることのできる人間が、評価されるのだ。

②全ての仕事を引き受けない、③仕事を誰かに振る

②と③は重複している。

何でも”はい”と受ける時間はもはやない。

できるだけ、他の人に仕事を任せる必要性も出てくる。

またなぜ自分がこんなことをやらなければいけないの?と思う時があるが、その時、1度立ち止まることが重要だ。

仕事によっては、部署違いだろうという依頼も多々ある。

それには、どう対応すればよいのだろう?

大切なことがいくつかある。なぜ自分に声が掛かるのだろうと思ったときは、

〇声をかけた人間が、私以外の人間でもできることを知らないケースがあるから、教えてあげる。

〇その仕事は自分のどんなスキルを使って行うのか、考え、自分以外の人間でもできるように教育する

〇自分以外の人間ができるようになったと、周知する

〇周知した後に言われたら、この人でもこの作業はできますよ・・・と教える

〇仕事を依頼してきた人間を本来は自分でやることであると、腹落ちさせ、その人間でもできるように教育をする。

重複もあるがまずは、こんなことを意識することだろう。

そして、自分以外の人間でも解決できるように、日頃から意識しておくことが重要だ。

続きの項目は次回深堀する。