情報システム部門が3月に行わなくてはいけない準備とは
４月の情報システム部門は忙しい。
なぜなら、人事異動の季節だからだ。
複雑な人事異動であればあるほど、私たち情報システム部門の作業は増える。
ひと昔前の人事異動の傾向
ひと昔まで前までの人事異動は、大変ではあるが、割と分かりやすかった。
理由はいくつかある。
○今回はこの地区・・・というように人事異動はある地区のみの中だけで行われることが多かったこと（もちろん例外はあるが）
○今回はこの職種の方々のみが異動というように、所長なら所長のみ、営業なら営業のみ、総務なら総務のみ・・・職種ごとの異動が中心であったこと
○そもそもそれほど大勢が一気に異動することが少なかったこと
○人事異動をすると設定変更必要なデバイス・アプリケーションを、そこまで利用していなかったこと
・・・etc
やっているときは、すごく大変だと思ってやっていたのだが、今と比較すると昔の人事異動の作業は楽だった。
現在の人事異動
昔と比較して、現在の人事異動はかなり変化した。
○地区に関係なく、様々な地区を行き来するような人事が普通に行われる
○職種も何も関係なく、どの職種だろうと一気に人事異動が行われる（所長、営業、総務、その他・・・色々な職種の方が一気に異動となる）
○かなりの人数の異動が行われる（体感で昔の約３倍）
○人事異動をすると設定必要なデバイス・アプリケーションが多岐にわたり、簡単に管理・作業することができなくなった。
情報システム部門は、パソコンを始めてする機器の入替・設定変更から、アプリケーションの設定まで、途方もない数の設定変更を行う必要に迫られている。
年々増え続けている人事異動処理のミス、作業漏れ
実は情報システム部門、毎年毎年、成長がないことをやっている。
大幅な人事異動の際は、常に行き当たりばったりで対応しているため、事業所への連絡も仕組化されていないし、作業内容も内容によって情報システム部門のそれぞれ担当の人間の頭の中に入っており、可視化されていない。
結果として、ミスや作業漏れ、事業所の方に迷惑を掛けてしまうなど、人為的なトラブルがかなり発生している。
つまり、マニュアル、チェックシート、仕組みづくり・・・これらを準備して適正な運用をしないと、もう管理できない状況まで追い込まれているのだ。
情報システム部門の負担は異動になった方々には関係ない
人事異動処理で情報システム部門がやることが増えてしまって、トラブルを引き起こす。
社内SEの私としては、周囲から同情して欲しいところもあるが、実際異動の対象となった方々には関係のないことだ。
むしろ、異動になった方々のほうが、大変なのだ。
これから慣れない職場で働き、人間関係を再構築していかなければならないのだ。
その人たちができるだけスムーズに新しい職場で仕事ができるよう、情報システム部門は、フォローする立場にある。
少なくとも、機器の設定、アプリの設定などはできる限りスムーズに行い、異動した方に新しい職場でストレスをできるだけ減らした対応を心掛ける必要がある。
人事異動処理のための打ち合わせ、やること確認、トレーニングの実施を３月中に・・・
これらは４月に発生する作業となるが、これまでは行き当たりばったりで対応してきた。
こちらについては、３月中に情報システム部門で準備が必要だ。
もうこれまでのように行き当たりばったりで対応できるレベルではない。
情報システム部門の３月は比較的余裕がある。
そして、４月になると人事異動で忙しくなる。
４月の人事異動処理をできるだけスムーズに行い、異動された方々の負担を少しでも減らすこと、そして私たち情報システム部門自身の負担も減らすこと。
この２点を中心に３月中に準備をしておきたい。
それにはいくつか行わなくてはいけないことがある。
パッと思いつく限り羅列すると・・・
○やることリストの一覧作成
○やることリストの各々の作業項目についてチェックシートを作成
○情報システム部門の新人に任せられるようものは任せる、そのためのマニュアルを作成
○やることリストから各々の役割を明確にし、４月以降スムーズに動けるように打ち合わせを実施
○役割のある新人には必要に応じて、練習、トレーニングを行ったもらう
○各事業所へ必要な案内があれば、案内文章や説明資料、マニュアルを予め準備しておき、４月に慌てて準備することが内容にしておく
これらを３月中に準備しておけば、例年よりも混乱なく４月を迎えられるはず。
明日から３月、時間を確保して、進めていきたい。