会議は時間内で終わらせる
当たり前と言えば、当たり前の話しなのだが、会議は時間内に終わらせる必要がある。
長引く会議はろくな会議ではない。
それは分かっているのだけど、ではどのようにすれば長引かない会議ができるのだろうか？
徹底した準備が必要
会議というのは目的があって、出したい結論があるのが普通。
そして、その目的にあった結論を出すために必要なメンバーが集まって会議を行う。
更に言えば、その会議には必ず制限時間を設ける必要がある。
なぜならその会議に集まっているメンバーだって、他の仕事があるからだ。
つまり、集まったメンバーの時間を大切にするという意識が、参加者1人1人にあるかどうかが重要だ。
特に、その会議のファシリテーターとなる人間にとっては、その意識は強烈に必要となる。
最近、ある会議をすることになった。
とても難しいテーマで集まる人数も20名。
時間は1時間。
それ以上の時間は認められない。
通常、20名の会議というのはあり得ない。
普通は5名程度の会議が1番良い。
しかし、よんどころない事情により、会議は20名で行うことになった。
しかも、テーマが難しい・・・というより、各メンバーと個々に、また他のメンバーも絡めて調整する必要があったので、非常に難しいものだった。
そのファシリテーターが私（本来、私ではないのだが、本来のファシリテーターが忙しさもあってギブアップしてしまったのだ）。
ま～責任のない立場だし、お前なんでそんなことやっているの？？？と皆に思われたかもしれないが、この案件は経営陣の指示によるもの・・・参加者全員、渋々進めなくてはいけない案件だった。
それもあって、この案件は強力に進めなくてはいけない案件ではったのだが、皆非協力的という、難しいシチュエーションでもあった。
・・・ということで、私は準備を行った。
1時間で出したい結論を出すための準備だ。
進め方をパワポにまとめ、詳細をエクセルで表記。
メンバーの意見はそのままエクセルに入力していくことにした。
ま～、漏れが出ても、上手く行かなくても、特に責任はない立場だから、気は楽だ。
※ま～、皆から見れば、こいつ何やってんだ？って思われるかもしれないが、もうそんなことは関係ない。
パワポとエクセルの資料を徹底的に準備し、何度か頭の中でシミュレーションを繰り返した。
2時間程度の準備時間だったが、おかげで、会議は1時間で終わらせることができた。
もちろん、完全に終わらせることはできなかったが、後は、会議後の若干名の調整で完了することができたのだった。
これはとても良いトレーニングになった。
今後とも、一見貧乏くじに見える案件でも、とりあえず経験値として、ファシリテーターを引き受けて行こうと思う。