業者さんの力を利用するには・・・
我が社で利用しているITサービスについて、更に便利な使い方はないか、運用の仕方がないか、コンサルをしてもらうことになった。
こちらとしては、関連メンバーが忙しすぎて、この打ち合わせに向けた準備が全くできていない状況・・・
ただ、せっかくコンサルしてもらうのだ。
この時間を無駄にしないため、どんな進め方をすればより効果的かを考える。
今、我が社は何をやっているか？
最初の取っ掛かりとしては、そのITサービス、ツールを使っていようが使っていまいが関係なく、今、我が社がやっていること、やろうとしていることを、話せる限り話してみる。
最終的にはそのITサービス、ツールを利用して話した内容に合わせた使い方、もしくは機能改善を、IT業者に考えてもらったり、もしくは考えるための質問をしてもらう。
そんな流れで進めて行けば、双方にとって無駄な時間にはならないだろう。
ここで重要なのは、ITサービス、ツールを利用している担当部署に多くを語ってもらうことだ。
案外、担当部署の方々は、ITという切り口でいうと、途端に何を言っているのか分からないくなる。
別に自分たちの業務をITを使っていようが、別のツールを使っていようが構わなくて、問題は、今、自分達がやっている業務を、いかに楽に、いかにやりやすく、その上でいかに成果が出るものにしたいかを、語ってもらうだけなのだ。
例えば、我が社は日本の多くの企業と同様、ご多分に漏れずエクセルを未だに使いまくっている。
エクセルというのは、とてもエンドユーザーにとってはとても便利なツールなのだが、如何せん、情報を共有するということに掛けては、非常に扱い辛いツールなのだ。
何せ、最悪情報が自分のパソコンに隠れてしまう。
また、ファイルサーバーを利用したとしても、誰かがいじっていれば読み取り専用になり、書き込みができず、それを待っていて入力作業を忘れてしまったり・・・案外、デメリットも多いものなのだ。
これらの情報のインプット、アウトプットを、ITサービスを利用してできるようになれば、汎用性も増すし、有用な情報を一元管理できる。
人は情報が欲しいときには、このITシステムにアクセスすればいし、情報を得れば、決まったところに情報をため込む。
こんなことは、エクセルではできない。
エクセルは最終的な形で表現することはできるが、情報のため込みという側面においては、不便なツールでもあるのだ。
業者の力
ここで、業者の方が、私達の情報を元に、どこまでコンサルができるものなのか・・・
そこについては、業者の力も必要になる。
打ち合わせの際、この業者は本当に私達の力になってくれる企業なのか、もしくは金食い虫、時間泥棒なのか・・・そんな判断を私達はしなくてはいけない。
全ては私達が主導して回すこと、それが、結局は自分達のためになるものなのだ。
だから準備は重要。
打ち合わせの前に、1度は打ち合わせの流れをシミュレーションしておきたい。